Онлайн управление проектами

Отдел ИТ в организации обычно чем только не занимается: и ERP сопровождает, технику ремонтирует, протягивает сети, обеспечивает сотрудникам беззаботную и комфортную работу за своими рабочими ПК.

За день на мой отдел может свалиться целая куча задач - как их все запомнить и распределить? Часто прочие сотрудники обращаются к специалистам моего отдела напрямую, минуя руководителя отдела. Из-за этого я вовсе могу не знать, чем занят мой сотрудник, какой у него реальный объем задач. И вот чем занят сотрудник - не понятно, а когда ему поручаешь новые задачи, выясняется что он сильно занят.

Для решения этой проблемы было решено использовать систему управления проектами для постановки и контроля задач. В качестве системы выбрали TeamLab.

Все задачи поделили на несколько больших групп: 1с; ПК, сети и телефония; Сервера. Крупные задачи выделяются в отдельный проект, например "Снижение затрат на телефонию на 13%" и ведутся отдельно.

Каждый сотрудник был определен менеджером всего направления (проекта) и полностью им управляет. Руководитель отдела ставит задачи в проект, но так же задачи может ставить менеджер проекта, или любой другой сотрудник отдела. Благодаря этому всегда видна нагрузка на конкретного сотрудника, задачи теперь распределяются на основе списка текущих задач.

TeamLab умеет отправлять уведомления на электронную почту, благодаря чему, все участники проектов видят свои задачи на день, просроченные задачи. На свой "портал" можно зайти и с рабочего ПК и из дома. Все задачи записаны и под контролем. И самое главное, это по абсолютно бесплатно.

Существуют и более функциональные аналоги. но они платные. Для управления проектами небольшого отдела ИТ TeamLab вполне достаточно.

p.s. это не реклама, а описание опыта.

Самый нужный отдел

Какой отдел в компании самый главный? Никакой, все нужны!
Не редко руководители компаний отдают всю свою любовь и терпение менеджерам по продажам. «Они приносят прибыль» мотивируют директора. А как же остальные отделы? Бесполезны и не нужны? Тогда зачем они вообще существуют? Уволить и закрыть все остальные!
В компании все подразделения делятся на 2 категории:
1. «Зарабатывают деньги»
2. «Экономят деньги»
Именно потому, что работа второй категории не видна невооруженным взглядом, руководство обделяет их своей любовью. Их считают «нахлебниками». Но давайте вспомним, чем занимается каждое подразделение:
• Менеджеры по продажам (1 категория) – продают товар, приносят прибыль в компанию;
• Бухгалтерия (2 категория) – оформляют все операции в соответствии с законом, сдают налоговые отчеты, защищают предприятие от штрафов той же налоговой;
• Служба безопасности (2 категория) – обеспечивают физическую и финансовую безопасность, предотвращают кражи;
• Склад и логистическая служба (2 категория) – обеспечивают хранение товара, содержат его количество в необходимом актуальном состоянии, чтобы все это можно было продать без задержек;
• IT (2 категория) – осуществляют автоматизацию бизнес-процессов, обеспечивают бесперебойную работу всей оргтехники, что необходимо для оформления продаж, закупок, отчета перед государством, связи с контрагентами.
и т.д.
Да, «вторая категория» подразделений не зарабатывает денег, но она их экономит. Всем понятно, что потеряв отдел продаж – прибыли не будет, но не всем понятно, что потеряв службу безопасности - всю прибыль могут разворовать, потеряв бухгалтерию – вся прибыль уйдет на штрафы в налоговую, IT – неработающие системы учета или телефоны не дадут эффективных продаж и, значит, прибыли.
Предвзято можно относиться к конкретному сотруднику подразделения, за его некомпетентность, грубость или наглость. Предвзято относиться ко всему отделу нельзя. Ну, только если весь отдел некомпетентен =)

Или все же зачем нам яблоня, если мы ценим только сами яблоки?

Цена денег

 Почему у большинства людей, не смотря на их доходы, деньги не копятся и не откладываются. Денег всегда не хватает, они уходят не понятно куда и не понятно когда. Суть проблемы заключается в том, что мы не понимаем и не ценим стоимость денег. Деньги для нас просто бумажки. Не жалко отдать несколько бумажек за хорошие туфли, крутой телефон, автомобиль. Бумажки для нас мало чего стоят.

Почему у некоторых получается копить деньги и собирать не малые состояния? Потому что они понимают ценность денег. Ценность денег заключается в затраченном времени и усилии.

Готовы вы отдать 10 000 рублей за крутой навороченный новый телефон? А готовы ли вы неделю работать не получая ни копейки, но в конце работы вы получите новый телефон стоимостью 10 000 рублей (цены и сроки приведены с потолка, для ясности картины нужно их соразмерять со своими доходами)? Второе решение принять сложнее и менее приятнее.

Прежде чем потратить весь свой следующий доход, подумайте, а ради этого вы работали несколько дней в поте лица? Согласны ли вы были бы просто поменять весь ваш труд на эту вещь? Скорее всего вещь вам покажется не стоящей всех этих усилий. А если так - то она вам просто не нужна.

Именно поэтому, большинству людей денег все время не хватает. И чем легче "добываются" деньги, тем меньше их ценность для нас, тем скорее мы согласны потратить их на все подряд, что нам на самом деле совсем не нужно.

Планы по выручке - иногда это очень плохо.

 Многие компании ставят перед своими менеджерами ежемесячные планы по выручке. Сделал план - получил оклад и премию, не сделал - только оклад. Считается, что это должно мотивировать менеджеров постоянно стремиться к увеличению выручки. Однако это далеко не всегда так.

Причиной тому 2 варианта установки новых планов:
1. Планы ставятся от "левой пятки" - т.е. руководитель (или владелец компании) захотел выручку в 1 000 000 - так и поставил план менеджеру, не смотря ни на что.
2. Планы всегда повышаются, если предыдущий план был выполнен, что грозит срывом выполнения нового завышенного плана. Не редко за перевыполнение нового повышенного плана сотрудники не получают больше премии, чем за перевыполнение прошлого плана.

В таких ситуациях планы либо вообще не выполнимы, за что меньше денег получают исполнители, либо частично не выполнимы и сотрудники стараются не перевыполнять план, опасаясь его резкого роста. И тут страдают все - и исполнители и руководители.

Порой в таких ситуациях сотрудникам кажется, что руководство специально завышает планы, чтобы не платить премию. Недовольство растет, в итоге сотрудники покидают организацию, а планы срываются. И даже если объяснить сотрудникам, что повышение планов не связано с нежеланием платить премии, а с желанием увеличить доходность компании, сотрудникам от этого совсем не легче. Им, зачастую, плевать на доходы компании, если они оценивают свой труд дороже, чем заплатил работодатель.

С ростом планов обязательно должна расти и оплата исполнителей. Только так исполнители будут понимать, что получая больше от них и требуют больше, и перевыполнение планов должно оплачиваться отдельно по % от общего выполнения, т.к. перевыполнить завышенный план всегда сложнее.

Обезьяньи традиции...

Как-то мой друг рассказал мне про некий эксперимент, который поставили некие ученные (пруф найти не могу, если кто-то знает - сообщите, пожалуйста):

Ученые взяли 5 обезьян и посадили их в клетку. По середине клетки сверху свесили банан. Как только обезьяны пытались его сорвать - их всех поливали водой из пожарного шланга. После нескольких попыток обезьяны поняли, что банан для них слишком дорого обходится, они перестали даже обращать на него внимание. Через какое-то время одну обезьяну забрали из клетки в место нее посадили новую. Новая обезьяна, первым делом, завидев банан, попыталась до него добраться. За что получила тумаков от старых обезьян, так как они не хотели быть окатаны водой из шланга. После нескольких попыток новой обезьяне надоело получать по шапке за банан от своих сородичей и она забыла про банан. Через какое-то время из клетки забирают еще одну старую обезьяну и вместо нее сажают новую. Новая первым делом лезет за бананом, за что немедленно получает по шее от старых обезьян, включая предыдущую новую. Через несколько попыток и она перестает обращать внимание на банан. Таким образом постепенно из клетки забирают всех старых обезьян и заменяют на новых. После того, как все старые обезьяны были заменены, все новые все равно продолжают лупить какого-нибудь новичка, за его попытку добраться до банана. Но при этом ни одну из этих обезьян ни разу не поливали из шланга. Так почему они так яростно защищают банан? Потому что у них так принято!

Как часто во многих организациях делают некоторые вещи, которые делать абсолютно бессмысленно, лишь только потому, что когда-то это было полезно. Но со временем польза прошла а традиция осталась... Господа, думайте, что вы делаете и не только на работе, но и вне ее. Некоторые процедуры являются простыми обезьяньими традициями...

Кто распоряжается деньгами в семье?

Семейная жизнь подразумевает наличие общих целей и общего семейного бюджета. Часто и муж и жена работают, зарабатывают деньги и делают общие семейные покупки. Но, помимо общих целей, у каждого есть еще свои личные потребности и хотелки. Как распределять общий семейный доход на личные потребности? Мне известны три способа ведения общего семейного бюджета:

1. Самый распространенный. Среди супругов кто-то является основным "распределителем" семейных финансов, например, жена. Муж, получив зарплату, берет не большую часть себе (на личные расходы), остальное отдает в "казну". "Держатель казны" и определяет когда и какие крупные покупки будут сделаны. Такой подход чаще встречается у людей старшего поколения. С одной стороны это позволяет четко планировать и контролировать весь семейный бюджет, планировать крупные покупки. С другой стороны, тот, кто не управляет "казной" немного ограничен в личных расходах.

2. Во втором случае каждый из членов семьи распоряжается своими доходами полностью самостоятельно. Но основные расходы разделены. Один из супругов платит за жилье, другой сам оплачивает оформленный на себя кредит. В данном случае важно правильно распределить основные расходы по возможностям супругов, дабы не перегрузить одного из них слишком большими обязательными тратами и не оставить его без денег. Такой подход позволяет разделить ответственность, что снижает нагрузку на каждого из  супругов. Приятной стороной является то, что у каждого всегда остается часть свободных денег, которые он уже тратит по своему личному усмотрению. Общие крупные покупки следует планировать заранее сообща.

3. Общее управление расходами.Узнал о таком способе у одного из моих друзей. Они с женой все свои деньги ложат в "ящик" и каждый по надобности потом берет оттуда. С этого же "ящика" платятся основные расходы - кварплата, кредиты. С одной стороны это не стесняет в "личных" тратах, но с другой стороны не позволяет четко и точно прогнозировать расходы и остатки.

В моей семье используется второй вариант. Кто и как распоряжается расходами в вашей семье?

Импульсивные покупки убивают бюджет.

В магазинах и гипермаркетах постоянно проводятся какие-либо акции, которые предоставляют большие скидки на товары или предлагают накапливать бонусы для дальнейшей покупки. Смысл всех этих акций - стимулирование продажи. Что такое стимулирование продажи? Это когда нас подталкивают к незапланированной покупке. Вот приходите вы в магазин и видите - продается пена для бриться всего за 83 рубля, когда в обычные дни нормальную пену для бритья за 100 рублей не купишь. В голове начинают сверкать мысли - нужно купить пену впрок, прозапас, пока она дешевая. Делая такую покупку, человек думает что сэкономил 17 рублей. Я же считаю, что человек потерял 83 рубля, раз изначально не планировал делать эту покупку.

Мы постоянно подвержены этому "стимулированию" в магазинах. Постоянно тратим наши деньги не на то, что мы планировали, а на то что нам предложили. Подобные покупки убивают рассчитанный бюджет. Как выход из ситуации предлагаю ходить по магазинам со списком того, что изначально нужно было приобрести и не смотреть на все остальное, ибо человеку сложно устоять перед мощной маркетинговой машиной. Сам нередко шел в магазин за хлебом, а в итоге покупал всякую ерунду на 1000 рублей.

Разве вы сразу побежите покупать Ламборджини, если я вам скажу, в каком автосалоне на него можно получить скидку в 150 т.р.? А в магазинах суммы значительно меньшие и мы не замечаем эту "утечку". И лишь потом, сводя бюджет из маленьких лишних трат складывается огромная недостача.

Точная наука

 - Скажите, пожалуйста, а бубен обязательно держать именно в левой руке? Или не имеет значения?
- Как это, не имеет значения? Метеорология - наука точная. (с) Смешарики

Семейный бюджет

Уже 2 месяца, как я отказался от использования программ по учету расходов, в которых нужно вносить сколько и на что потратил. В место учета расходов я применяю учет по бюджету. 

Результат только положительный:

1. Все расходы распланированы на 2-3 месяца вперед, что позволяет не беспокоиться о нехватке денег в нужный момент.

2. Бюджет позволяет ограничивать расходы. Благодаря планированию расходов я начал планировать появляющиеся сбережения.

3. Благодаря первым двум пунктам я могу начать закрывать досрочно свои кредиты, зная точно дату, когда это произойдет - а это моя основная цель на текущий момент.

Но используя бюджетную систему следует делать поправки на форс-мажоры и незапланированные расходы. Для того, чтобы эти вещи не сбили ваш бюджет, следует создать некий резервный фонд (какой был у нашего правительства перед кризисом). 

Учет я веду в Google Docs, т.к. это позволяет мне получить доступ к моим расчетам с любого компьютера (дома, на работе, в гостях).

Вот примерная таблица расчетов на месяц (цифры взяты с потолка для примера):

Расчет я веду ежемесячный понедельный, на каждый квартал вперед. Т.е. такую табличку я заполняю на 3 месяца вперед, учитывая предполагаемые доходы и расходы. Автоматически рассчитывается еженедельный расход - расход на продукты, недорогие вещи одежды, домашняя мелочь и прочее, и бензин. Эти расходы составляют графу "расход недельный". Все покупки, равные или крупнее недельного расхода (или те, которые я не хочу покрывать за счет "недельных денег") я выделяю в статью сверхрасходы. Самая приятная статья - это резерв (мне это статья приятнее даже чем статья доход, если конечно она не пустая =) ) - сюда вписываем перемещенные деньги в резерв.

И это все, это все планирование. Занимает не более 15 минут в месяц (для общего распределения) и 2 минут каждую неделю (для корректировки). А для соблюдения этого плана достаточно выполнять лишь одно правило: снимать с карточки (или еще откуда-нибудь, куда поступает ваш доход) в начале недели ровно ту сумму, которую запланировали потратить и более не обналичивать деньги в течении этой недели, даже при перерасходе. Это простое правило позволит избежать незапланированных перерасходов и сохранить бюджет. В случае же, если перерасход был необходим, то его обязательно следует отразить в таблице.

Кризисы

1989 год - начало экономического кризиса в СССР — падение темпов экономического роста, введение ограничений на вывоз товаров из регионов и начало системы распределения отдельных продовольственных товаров по талонам.

1998 год - сильнейший экономический кризис в России - дефолт.

2008 год - мировой финансовый кризис, от которого так же сильно пострадала и Россия.

2018 год - ...

Начни готовиться к 2018 году прямо сейчас, если же конечно Майа были не правы.