Нехватка ресурсов - экономия

Периодическая нехватка ресурсов - это экономия. Это постоянное движение к развитию, оптимизация. Излишки ресурсов приводят к расточительству.

Пример из жизни - веревка и несколько палок, которые нам нужно связать в хитрой конструкции. Когда у нас много веревки мы начинаем делать разные дополнительные узлы, дополнительные стяжки. По несколько раз обматываем этой веревкой соединения, даже не задумываясь о надежности сделанных узлов, их необходимости в принципе. "Веревки много - свяжем несколько раз и будет надежно".

В другом случае, когда веревки мало, мы должны тщательно задуматься над своими действиями. Каждый создаваемый узел будет продуман. Он будет надежным и качественным (мы выберем самый эффективный и экономный способ из известных нам). Нам нужно выполнить задачу - связать палки в определенной конструкции и при этом веревки нам должно хватить, дополнительную взять негде.

Так и везде. Постоянная нехватка денег заставляет задуматься о том, как начать экономить или увеличивать доход. Нехватка времени заставляет пересматривать свой график - исключать менее важное, добавлять более необходимое.

Необходимо поддерживать наличие небольшого дефицита для постоянного развития.

Почему не поднимают зарплату?

По данным сайтов поиска работы в нашей стране наиболее популярным методом поднятия своей зарплаты является переход на работу в новое место. На текущем рабочем месте сотрудникам чаще всего не удается договориться о более высоком уровне оплаты за свой труд.
Многие из нас просили повышения но получали отказ. Почему? Часто ли вы смотрите на свой запрос со стороны руководителя? Чем вы обосновываете свои требования и достаточны ли эти обоснования?

Прежде чем идти к руководителю постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:

• Почему вы на данный момент получаете именно ту зарплату, которую получаете? Скорее всего это средняя оплата по городу за аналогичный труд специалиста аналогичной квалификации либо договорная за особые условия.
• Почему именно вам должны поднять зарплату? Увеличилась нагрузка (нужно определять причины, может вы просто не справляетесь в виду низкой компетентности), добавились новые должностные обязанности (может какие-то добавились, в замен каких-то ушедших?), увеличилась ответственность за выполнение вашей работы, выросло качество и т.д. ...
• Почему вам должны поднять зарплату именно на эту сумму? В других местах платят больше или ваше качество работы выше? Как вы ее перевели в рубли?
• Что получит предприятие от повышения вам зарплаты или чего удастся избежать?

Если у вас нет ответа хотя бы на один из этих вопросов, вы не получите требуемого.

Нужно понимать, что топ-менеджеры прекрасно умеют считать деньги и большинство вопросов рассматривают именно с этой стороны. Любая затрата для их бизнеса должна давать положительную отдачу - экономить средства или приносить прибыль. Поэтому каждый раз вопрос о поднятии зарплаты рассматривается со стороны "А сколько денег данный сотрудник приносит нашему предприятию?". Крайне редко запросы о повышении зарплаты на основании "Мне платят мало, хочу больше!" не приводят к неприятным последствиям.

Согласование в документах

В крупных организациях любое действие - это целая бюрократическая история. Каждый счет на оплату или накладная проходят по 5-10 людей для согласования. Перед итоговой сдачей документа в действие или бездействие на нем скапливается целая куча подписей руководителей. Но все ли поставили свои подписи осознанно? Очень часто из 5 человек документ читает только 1-2, бывает, что и вовсе никто кроме заявителя не знает о чем документ. Я сам много раз был свидетелем, когда ключевые руководители и, даже, директора предприятий, не смотрят под чем ставят подпись. А если я подкладываю бумагу, которая позволяет скрыть преступление?

Так зачем руководители ставят свои подписи? Просто формальность. У них и так "слишком много дел", чтобы читать каждую бумажку. А если их некогда читать - зачем руководитель участвует в цепочке согласования? А что он ответит, если потом, в случае возникновения проблем, ему зададут вопрос - "Зачем ты согласовывал заведомо неправильный или незаконный документ?". Ответить будет нечего.

Часто цепочки согласования остались с прошлых времен и, теперь, эта цепочка не актуальна. Обсудите с руководителями вопрос о ее сокращении. Может кого-то можно исключить и сэкономить время и деньги. А может кого-то нужно добавить, для повышения компетентности или безопасности.

И самое главное. Если вы участвуете в цепочке на согласование, то обязательно ознакомьтесь со всеми документами, которые согласовываете, ведь не зря эти документы попадают к вам на стол, прежде чем пойдут дальше. Пустые формальности нерациональны и никому не приносят пользы.

Как уперли мою статью...

Ну вот, только вчера написал статью, как она уже оказалась на "http://ajc.su/". Без указания авторства. Нехорошо, товарищи:

Как сортировать электронную почту

От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной "кучке" нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск , вместо выполнения прямой работы.

Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных "кучек", приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню "важных" дел?

Требуется оператор "Гранд-сметы", знание и опыт инженера по строительству...

Периодически вижу объявления вида "Требуется менеджер по продажам. Знание 1с" или "Требуется инженер по строительству. Знание Гранд-Смета". Так кого вы ищите менеджера\инженера или оператора 1с\Гранд-сметы?

Не спорю, что знание специализированных программ очень сильно упрощает работу и стандартизирует документы. Но в первую очередь нужно искать именно менеджера по продажам, который умеет находить новые подходы к клиентам, который может увеличить объем продаж и качество сервиса. Нужно искать инженера, который знает главные требования к строительству, структуру и свойства строительных материалов, который умеет правильно рассчитывать  конструкции.

Неужели вы не возьмете на работу высококлассного инженера по строительству, если он не знает "Гранд-Смета"? А если возьмете, зачем пишите это требование как основное?

Онлайн управление проектами

Отдел ИТ в организации обычно чем только не занимается: и ERP сопровождает, технику ремонтирует, протягивает сети, обеспечивает сотрудникам беззаботную и комфортную работу за своими рабочими ПК.

За день на мой отдел может свалиться целая куча задач - как их все запомнить и распределить? Часто прочие сотрудники обращаются к специалистам моего отдела напрямую, минуя руководителя отдела. Из-за этого я вовсе могу не знать, чем занят мой сотрудник, какой у него реальный объем задач. И вот чем занят сотрудник - не понятно, а когда ему поручаешь новые задачи, выясняется что он сильно занят.

Для решения этой проблемы было решено использовать систему управления проектами для постановки и контроля задач. В качестве системы выбрали TeamLab.

Все задачи поделили на несколько больших групп: 1с; ПК, сети и телефония; Сервера. Крупные задачи выделяются в отдельный проект, например "Снижение затрат на телефонию на 13%" и ведутся отдельно.

Каждый сотрудник был определен менеджером всего направления (проекта) и полностью им управляет. Руководитель отдела ставит задачи в проект, но так же задачи может ставить менеджер проекта, или любой другой сотрудник отдела. Благодаря этому всегда видна нагрузка на конкретного сотрудника, задачи теперь распределяются на основе списка текущих задач.

TeamLab умеет отправлять уведомления на электронную почту, благодаря чему, все участники проектов видят свои задачи на день, просроченные задачи. На свой "портал" можно зайти и с рабочего ПК и из дома. Все задачи записаны и под контролем. И самое главное, это по абсолютно бесплатно.

Существуют и более функциональные аналоги. но они платные. Для управления проектами небольшого отдела ИТ TeamLab вполне достаточно.

p.s. это не реклама, а описание опыта.

Самый нужный отдел

Какой отдел в компании самый главный? Никакой, все нужны!
Не редко руководители компаний отдают всю свою любовь и терпение менеджерам по продажам. «Они приносят прибыль» мотивируют директора. А как же остальные отделы? Бесполезны и не нужны? Тогда зачем они вообще существуют? Уволить и закрыть все остальные!
В компании все подразделения делятся на 2 категории:
1. «Зарабатывают деньги»
2. «Экономят деньги»
Именно потому, что работа второй категории не видна невооруженным взглядом, руководство обделяет их своей любовью. Их считают «нахлебниками». Но давайте вспомним, чем занимается каждое подразделение:
• Менеджеры по продажам (1 категория) – продают товар, приносят прибыль в компанию;
• Бухгалтерия (2 категория) – оформляют все операции в соответствии с законом, сдают налоговые отчеты, защищают предприятие от штрафов той же налоговой;
• Служба безопасности (2 категория) – обеспечивают физическую и финансовую безопасность, предотвращают кражи;
• Склад и логистическая служба (2 категория) – обеспечивают хранение товара, содержат его количество в необходимом актуальном состоянии, чтобы все это можно было продать без задержек;
• IT (2 категория) – осуществляют автоматизацию бизнес-процессов, обеспечивают бесперебойную работу всей оргтехники, что необходимо для оформления продаж, закупок, отчета перед государством, связи с контрагентами.
и т.д.
Да, «вторая категория» подразделений не зарабатывает денег, но она их экономит. Всем понятно, что потеряв отдел продаж – прибыли не будет, но не всем понятно, что потеряв службу безопасности - всю прибыль могут разворовать, потеряв бухгалтерию – вся прибыль уйдет на штрафы в налоговую, IT – неработающие системы учета или телефоны не дадут эффективных продаж и, значит, прибыли.
Предвзято можно относиться к конкретному сотруднику подразделения, за его некомпетентность, грубость или наглость. Предвзято относиться ко всему отделу нельзя. Ну, только если весь отдел некомпетентен =)

Или все же зачем нам яблоня, если мы ценим только сами яблоки?

Цена денег

 Почему у большинства людей, не смотря на их доходы, деньги не копятся и не откладываются. Денег всегда не хватает, они уходят не понятно куда и не понятно когда. Суть проблемы заключается в том, что мы не понимаем и не ценим стоимость денег. Деньги для нас просто бумажки. Не жалко отдать несколько бумажек за хорошие туфли, крутой телефон, автомобиль. Бумажки для нас мало чего стоят.

Почему у некоторых получается копить деньги и собирать не малые состояния? Потому что они понимают ценность денег. Ценность денег заключается в затраченном времени и усилии.

Готовы вы отдать 10 000 рублей за крутой навороченный новый телефон? А готовы ли вы неделю работать не получая ни копейки, но в конце работы вы получите новый телефон стоимостью 10 000 рублей (цены и сроки приведены с потолка, для ясности картины нужно их соразмерять со своими доходами)? Второе решение принять сложнее и менее приятнее.

Прежде чем потратить весь свой следующий доход, подумайте, а ради этого вы работали несколько дней в поте лица? Согласны ли вы были бы просто поменять весь ваш труд на эту вещь? Скорее всего вещь вам покажется не стоящей всех этих усилий. А если так - то она вам просто не нужна.

Именно поэтому, большинству людей денег все время не хватает. И чем легче "добываются" деньги, тем меньше их ценность для нас, тем скорее мы согласны потратить их на все подряд, что нам на самом деле совсем не нужно.

Планы по выручке - иногда это очень плохо.

 Многие компании ставят перед своими менеджерами ежемесячные планы по выручке. Сделал план - получил оклад и премию, не сделал - только оклад. Считается, что это должно мотивировать менеджеров постоянно стремиться к увеличению выручки. Однако это далеко не всегда так.

Причиной тому 2 варианта установки новых планов:
1. Планы ставятся от "левой пятки" - т.е. руководитель (или владелец компании) захотел выручку в 1 000 000 - так и поставил план менеджеру, не смотря ни на что.
2. Планы всегда повышаются, если предыдущий план был выполнен, что грозит срывом выполнения нового завышенного плана. Не редко за перевыполнение нового повышенного плана сотрудники не получают больше премии, чем за перевыполнение прошлого плана.

В таких ситуациях планы либо вообще не выполнимы, за что меньше денег получают исполнители, либо частично не выполнимы и сотрудники стараются не перевыполнять план, опасаясь его резкого роста. И тут страдают все - и исполнители и руководители.

Порой в таких ситуациях сотрудникам кажется, что руководство специально завышает планы, чтобы не платить премию. Недовольство растет, в итоге сотрудники покидают организацию, а планы срываются. И даже если объяснить сотрудникам, что повышение планов не связано с нежеланием платить премии, а с желанием увеличить доходность компании, сотрудникам от этого совсем не легче. Им, зачастую, плевать на доходы компании, если они оценивают свой труд дороже, чем заплатил работодатель.

С ростом планов обязательно должна расти и оплата исполнителей. Только так исполнители будут понимать, что получая больше от них и требуют больше, и перевыполнение планов должно оплачиваться отдельно по % от общего выполнения, т.к. перевыполнить завышенный план всегда сложнее.